契約書類、営業用資料、メモ、たくさんの書類が混在するオフィス。パソコンが普及した今、パソコンデータで保管する、という書類整理方法もありますが、それでも書類は多いもの。机の上に書類が山積み、収納棚には何がどこにあるかわからない・・・そんな状況ではありませんか？

それでは書類を探すのに時間がかかり、仕事もなかなかはかどりません。書類整理にひと工夫加えて、オフィスの書類収納術、しませんか？

一般的なクリアファイルにはカラフルな色がついたものも多数あります。色を活用して、書類を優先順位でわけましょう。

赤は未処理の書類で、優先順位が高く、緊急性のあるもの。黄色は未処理だが、さほど緊急性がないもの。青は作業中。白は作業終了分など。

このように単純に色分けするだけで、書類がどこに収まればいいか瞬時に判断できます。仕事の優先順位も自然と見えてきませんか？

細かい備品は、引出しに名前を付けてまとめましょう。申請書、クリアファイル、はんこ類やホチキスの針など、それぞれをまとめて引き出しの中に。引き出しの前に、名前シールを貼って誰が見ても分かりやすいように表示させるのもいい方法です。

書類の種類別に場所をまとめて収納すれば、それだけで場所もすっきり。いらないものも瞬時に判断できます。これで仕事の効率もぐんとアップしますね。

それでもオフィスの書類は増えるばかり。しかし、オフィスの収納には限界が。。。そんなときは、機密文書にも対応してくれる文書保管サービスを利用する手も。

専用倉庫で書類を保管し、書類の廃棄・リサイクルまで対応してくれるところもあります。また、保管書類をデータ化し、WEB上の管理画面で、書類の出し入れができるサービスがある企業も。

機密書類などはセキュリティが心配・・・。目安にできるのが、国土交通省から付与される「優良トランクルーム」のマーク、もしくは品質保証のための国際標準モデル「ISMS認証」。それらを取得している企業なら安心システムが完備されているという証！

安心システムはオフィスの書類を預けるには重要な確認ポイントですね！