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帳簿書類を安心して保管できるおすすめの保管方法

【ペーパーレス化で紙は無くなる?】

pcペーパーレス化の推進を導入している企業もありますが、デジタル化することによりモニタで確認をしなければならずモニタの大きさは様々なのでみにくくなりに内容の把握に時間が掛かってしまい、反対に効率が悪くなることもあります。
ペーパーレス化を導入するには、環境も整えないといけません。

なかなか進まないペーパーレス化、ペーパーレス化が導入されたとしても、業務内容によって向き不向きもあり「紙」が無くなることはないでしょう。

またデジタル化しクラウト上やパソコンに保存することにより起きるデータ流出。
セキュリティ面でも心配です。

 

【ペーパーレス化が進まない理由】

帳簿書類をペーパーレス化するには国が定める電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。
大手の会計ソフトは電子帳簿保存法の要件を概ね満たしてはいますが、さまざまな制限があり使いにくいことがあります。

中層企業や個人の会計士、税理士事務所などは従来通りに業務を行っているところが多いのではないでしょうか。
また、過去の帳簿をデジタル化している時間などない。というところも多いのではないでしょうか。

 

【帳簿書類を保管する必須アイテムのカギ付きキャビネット】

保存期間が定められている法定帳票は最大でも10年間保管をしなければいけません。
当然のことながらその辺の棚に保管するわけにはいかず、必ず鍵が掛けられるキャビネットなどに保管します。

会計事務所や税理士事務所などはクライアント毎に10年分の帳簿書類の保管が必要となるので、その分のスペース確保が必須となりキャビネットも大きい物が必要になってきます。

 

【セキュリティも収納力も備わっているトランクルームで安心保管】

security会計事務所や税理士事務所を開業する時には、どれくらいのクライアントと契約が出来るのか分からないので開業時に見合ったスペースの事務所を借りる事でしょう。

年数が経ち、クライアントも増え始めると帳簿書類も増え事務所が手狭になってきます。
広い事務所に引越しをするのも一つの方法ですが、おすすめはトランクルームへの保管です。

トランクルームには必ず各物件毎に鍵がついており、防犯用に監視カメラを設置しているところも多く警備会社と契約している物件も多くあります。
事務所で保管するよりもセキュリティーが整っていることでしょう。

また、広い事務所に引っ越すには多大なコストが掛かりますが、トランクルームであれば1畳程度の大きさであれば数千円から借りられ、6畳くらいの大きさでも数万円程度で済み、広い事務所を借りるよりは随分と安く借りらコスト削減にもなります。

税務署の調査が入るのは開業後3年以内かもしくは5年以内なので、古い帳簿書類などはトランクルームに預けておくのはいかがでしょうか。
帳簿書類の保管にトランクルームは最適です。

 

【まとめ】

10年20年と全ての帳簿書類を事務所に保管しておく必要はありません。
古い帳簿書類は滅多に必要にならないので事務所に近いトランクルームというよりは、コスト重視の少し離れていても安く借りれるトランクルームに預けておくのもコスト削減のかしこい方法の1つといえるでしょう。

無くしていけないけど滅多に必要としない古い帳簿書類の保管にはトランクルームに預けて、事務所は業務を行うのに快適な環境を作ってみてはいかがでしょうか。

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